大学運営を支えるものはまぎれもなく「人」です。職員の採用や給与厚生にまつわる各種業務、さらには各種式典やイベントごとの人員や企画運営等、その業務内容は多岐に渡ります。大学によっては人事部が単独組織であったり、総務部が親組織であったりと違いはあれど、大学という組織の潤滑油としての幅広い業務の中で、どうしても紙ありきの慣習が色濃く残っていたり、社会制度の変更の影響を受けやすかったりする部署でもあります。
例えば有給休暇一つをとっても、その制度や、政府からの通達レベルでの指導が入るだけで対応が必要になるなど柔軟性が非常に求められる業務と言えます。働き方は常に変化しており、こうした変化にも対応していく必要もあります。時間休暇一つとっても、その取扱方は大きく変化してきています。今後も働き方改革の関連で、休暇制度や労働時間に関する制度変更が行われる可能性は高いと言えます。
膨大な事務処理や申請手続きの処理が特徴の部署でもあるため、小規模から中規模のシステム導入により業務効率が向上する可能性が高いです。単体システムとして、または一連のシステムの一機能として、例として以下のようなものがあげられます。
住所登録・変更
引っ越しによる住所変更や、新任者の住所登録を行う機能です。承認、データベース登録までをシステム上で行うことで、事務作業の軽減を図ります。郵便番号による住所補完により利用者の利便性を高めると同時に、入力間違いの防止を図ることも可能です。地番のみの変更等、様々なケースを想定して開発することで、イレギュラー対応を行わなくてもよい状態を実現できます。住所マスタを持っているデータベースが他にある場合には、そのデータベースが求める書式で書き込みを行うことも可能です。データベース連携が学内のネットワーク的に難しい場合にはCSVファイル出力による連携も可能です。
通勤経路登録・変更
交通費支給の根拠となる通勤経路を登録、更新する機能です。外部の経路検索サービスのAPIを利用することで、正確な経路、正確な金額を算出でき、人力によるチェックを廃することができます。その他、学内で利用している経路検索サービスとの連携も可能です。金額の上限や、経路の正当性チェックなど、事務作業の手間をより軽減する仕組みを追加することもできます。雇用時期の限られた教員や職員に対しては必要となる費用の精算が行える類似の交通費精算機能を設けることも可能です。
給与口座登録・変更
給与支給の銀行口座登録、変更を受け付ける機能です。銀行・支店マスタをもとに正確な情報入力を行えます。第二口座の追加と金額設定を追加すれば、定額での給与振り分けに必要なデータ取得も可能です。関連するデータベースと連携する機能を追加すれば、申請の受付からそのデータの反映までをスムーズかつ素早く実行することができます。登録に対して管理者に通知が行くようにすることで、給与支払い間際での変更申請に対してもスピーディーに対応することができるでしょう。銀行コードともにファイル出力を行えるようにすることで、他システムに投入する際のデータとしても精度を高めることができます。
補助金申請
大学として設定している補助金および、地方自治体や国の制度を活用した補助金の申請を受け付ける機能です。補助金ごとの細かい要件や制限をシステムに組み込むことで、チェック作業の大幅な労力削減が可能です。補助金は年度によって変更があったり、廃止、新設があったりすることが多いため、そうした変更に強い設計にすることで長く活用できるシステムになります。補助金ごとに求める要件や必要となる入力が異なる場合にも出し分けを細かく制御できるため、申請者の負担を軽減することができます。金銭的な補助以外にも、クーポンの支給などバリエーションが豊富なのも特徴といえます。補助制度ごとにこうしたバリエーションに対応できるようにするのが良いでしょう。
人員派遣調整
大学の行事、各種イベントへ派遣する人員の調整が行える機能です。候補日を設定し、それに対しての回答というかたちでデータを蓄積。最終的な確定データを通知したり、他システムにデータとして提供したりすることが可能です。データの分析、割り振りはエクセルで行うこともできますし、システム内に割り振り機能を組み込んで、人員派遣業務全体をシステム化することもできます。確定したものは画面に掲出したり、メールとして一斉配信して通知することもできます。当日そのまま印刷して使用できるようなPDFを生成する機能を設けるのも便利でしょう。
電子給与明細閲覧
給与明細PDFを閲覧できる機能です。従来は紙配布だった給与明細を電子化することで、スピーディーかつ郵送費等のコストカットにつながります。非常に取り扱い注意のデータのため、二重のパスワードを設定する等、一般的なシステムよりも強固なセキュリティにすることも可能です。閲覧ログをとることで、給与明細の閲覧状況のチェックも行えますので、電子給与明細への移行を検討されている大学にとっては有用な情報源になりえます。明細の書式変更にも対応しているため、人事制度や各種制度の変更にも追随可能です。
源泉徴収票・支払調書閲覧
毎年度配布される源泉徴収票や支払調書をWEB上で閲覧できるようにする機能です。表示する基になるデータは他システムで管理されていることが多いと思いますので、そうしたシステムからの出力データにあわせてPDF書式で画面表示させることができます。過年度のものを閲覧できるようにすることも、当該年度のもののみに限定することもでき、印刷コストや配布コストを大幅に削減することができます。源泉徴収票の書式変更に追随しやすいように作ることで、細かい印刷書式の変更に伴うメンテナンスコストを低く保つことも可能です。
勤務・勤怠管理
専任職員や臨時職員の勤怠を登録・管理することができる機能です。就業規定に沿った制限を細かく設定できますので、職員の日々の勤怠を正確かつスムーズに管理することが可能です。休暇の付与も職員属性に応じて自動化することが可能ですので、各種休暇の付与から利用、さらには時間単位での取得等にも細かく対応することができます。届出の承認も所属長に委ね、大学の事情に応じた承認ラインを設計することも可能です。本人の入力以外にも、部署まとめての入力や、管理者による代理入力も機能実装できますので、組織文化が異なる学内に横断的に導入する際のハードルを下げる効果が期待できます。出張申請や各種休暇申請も統合することが可能です。
スケジュール管理
勤怠管理内の一機能として、また、単体で利用できる予定・スケジュール機能です。GoogleCalendar等の外部サービスともAPIを通じて連携することができますので、作ったけど使われない、といった事態を回避することが可能です。スケジュールを部門や学内で共有する機能も追加できますので、大学全体の共通予定はもちろん、部門ごとの予定管理にも活用することができます。さらにスケジュール機能に参加・不参加といった意思表示機能を追加することもできますので、会議等の出欠確認もシステム的に取りまとめて効率的に管理することも可能です。
教職員名簿
所属や内線番号等、組織内での連絡先を探せる機能です。既に学内にデータが存在すれば、そのデータベースと連携することで、データ更新の手間を軽減することが可能です。細かい表示の出し分けもできますので、組織内の特殊事情にも細かく対応可能です。勤務管理システムと連携することができれば、その人が今日はいるのか、不在なのかの表示も可能ですので、より内線検索機能の利便性が高まります。よく調べる対象者はお気に入り登録できるようにしておけば、部課単位や委員会単位でスケジュール調整を頻繁に行う人にとってはとても便利な機能になるでしょう。
採用申請受付
アルバイトや臨時職員の採用や、契約社員、嘱託職員の採用などの申請を受け付けている場合、そうした申請をシステムを通じて受け付けることで、データの一元化や、学内の人事データベースを想定したデータ取得・出力などが容易になります。属性ごとに取得する情報を変化させたり、申請を行える人の属性を制限したりといったことも可能です。申請された内容は、関連する承認者が承認操作を行えるようにすることで、申請から承認、データとしての活用までスムーズに行うことができます。最終的な申請データは、学内の他データベースに書き込むこともできますし、CSVファイルの形式で出力することも可能です。
労働条件通知
採用形態に関わらず、労働条件通知書や雇用契約書のような書面を交付することがあると思います。こうした労働条件通知もシステム化することで、郵送代の削減やそれに伴う作業費の削減といったコストカットのみならず、通知される側もメールからPDFを確認できるようになるため、利便性の向上を期待することができます。確認履歴を残すようにすることで、確実な参照確認を徹底することもできます。他データベースで実際の給与条件等のデータを持っている場合にはシステム間連携するようにすれば、システム間の責務分担を適切に保つことができます。