大学には予算管理の仕組みが不可欠です。それを司る財務の事務作業量は非常に多いものがあります。また、大学はその性質上、施設・設備が多いのも特徴です。大学として管理する施設を保全していくだけでなく、有効活用していくことも求められていると言えます。
施設と一言に言っても、直接的な教育に関わるものから、寮のような住居施設、さらには運動施設や研究施設まで多岐にわたります。それぞれに付随する事務作業が存在し、それらをうまくシステム化することで業務効率の向上を図ることができます。単体システムとして、または一連のシステムの一機能として、例として以下のようなものがあげられます。
施設利用予約
大学が保有する会議室やホールなどの施設を、学生または教職員が利用予約できる機能です。空き状況を検索でき、予約までをシステム上で完結できるようにすることで、空き状況照会への対応や予約対応の労力を低減することが可能です。施設ごとに定員を設定したり、利用できる備品を設定したりすることで、より細かい予約対応ができるほか、部屋と部屋を組み合わせて一つの部屋と見立てた使い方もできますので、より施設の実状に則した運用が可能です。場合によっては仮押さえのような機能を設けて、運用に幅をもたせることもできます。
利用料金が設定されている場合には、その利用料の自動計算や請求書PDF、領収書PDFの自動精算も行うことができます。さらに決済機能を実装することで、予約時のカード決済にも対応することも可能です。
備品貸し出し管理
大学内に存在する各種備品の貸し出しを管理できる機能です。場所や利用方法を登録し、予約から返却までをシステム上で行えるようにすることで、備品稼働率向上と管理コストの削減が可能です。レポート機能により稼働率や備品損傷度を算出することで、備品の入れ替えや廃止等の意志決定に役立つ資料を出力することもできます。また、そういったメンテナンスを関係者に自動通知するようにしておくことで、普段からシステムを逐一チェックせずとも、漏れのない運用が可能です。
学生寮入退去管理
学生寮への申込みから入寮者決定、退寮までを一元管理できる機能です。学生の属性に応じた割当自動化や、各種申請の督促等、実務フローにあわせて構築することが可能です。入居日までに必要な情報を事前に取得したりするのはもちろん、入居中の家賃や遅延金等の管理も統合したりすることもできます。寮の管理に複数の部署が絡む場合はシステム管理画面の権限を細かく設定することで、この部署の人はこういった操作、こちらの部署の人はこの操作だけ、といった画面分け対応が可能です。申込みに基づいた部屋の割当を自動で行うこともできますので、ほぼ完全自動化で申し込みから割当までを行うようにもできます。
研究者宿舎入退去管理
外部研究者として招聘される方々のための住居を管理する機能です。本人ではなく監督者が代理申請できるようにすることができます。また、国外からの移動も考慮した手続きフローを構築することが可能です。部屋ができる限り均等に稼働するように自動割当のロジックを設計することもできますし、学内で目標とされている空き日数や稼働率に応じて、複雑な割当ロジックを実装することもできます。関係部署や宿舎の管理者に自動で通知を飛ばすこともできますので、入退去に関するオペレーションをスムーズに行うことが可能です。
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設備保全管理
各設備、施設の保全状況を一元管理できる機能です。現状の状況を写真つきで登録できたり、次回の予定等を登録したりすることができます。各種通知と連動することで、もれなく効率的な設備保全が可能になります。設備ごとに担当者や外注先を設定して通知を自動化することで日々の連絡業務の労力を低減することができます。また、システム内管理画面自体を関連会社に開放することで、実務自体を大きくアウトソースすることも可能です。アウトソース先のリスク管理として、システム内での操作履歴を残すこともできますので、万が一の事態に備えることも可能です。
資金・予算管理
大学が管理すべき資金には法人としてのものを筆頭に、多種多様な基金、また、外部から提供される資金など、実に様々な種類のものがあります。そうした数多ある資金を効率的に管理する機能です。資金の提供元やその金額はもちろん、予算管理の仕組みを追加することでその消化率なども把握できるようになります。予算だてのシミュレーションが行えるようにすれば、各部署の予算案作成の負担を軽減できるでしょう。
一般利用施設管理
大学内の施設は基本的には学生、教職員向けのものと思いますが、中には学生の関係者であれば利用を許可するような運用を行っているところもあると思います。そうした一般利用が可能な施設の利用管理を行うシステムです。学生の関係者であることすら求めないのであれば不要ですが、不正利用を防止するためにも所属学生であることのチェック機能は重要です。学内認証を通過できる人のみが申し込みできるようにすることも一つですが、申込者が指定した学生に確認認証のメール等が発信されてチェックを行うということも可能です。現地決済以外にも、決済サービスを利用することでカード決済を導入するのも検討の価値があります。