大学の授業を企画・管理し、教員とのコミュニケーションも含めて調整業務が多いのがこの教務・研究支援の領域ではないでしょうか。対学生や対教員、対行政と、関連するステークホルダーも多く、それにともなって業務量も多くなりがちです。コミュニケーション量も非常に多く、複数の立場の間にたってやりとりをすることも多いため、手間やミスが多い領域でもあります。
人による柔軟な対応は万能ではありますが、同時に非効率でもあります。システム化を行うと同時に業務見直しや各種申請フローの再構築を行うことで、さらに業務効率の向上を狙うことが可能です。単体システムとして、または一連のシステムの一機能として、例として以下のようなものがあげられます。
履修管理
シラバスの掲示から履修登録までを管理する機能です。申込み状況の視覚化やレポート機能を追加することで人気度に応じた履修調整を簡単に行うこともできます。登録期限に負荷が集中しがちでシステムが不安定になりやすいため、自動または手動によるスケールアップ/スケールアウトを設計することも可能です。授業マスタや教員マスタ等、連動するデータベース、関連するシステムも多いことが一般的ですので、必要なデータ形式で出力したり、そのままデータベースにレコードを書き込む等の連動も実現できます。
休講・補講管理
教員の都合等による休講や補講の申請受付および掲示または各種システムへの出力を行う機能です。補講日を一定期間内から選べるようにしたり、補講設定もれを通知したりする等で、間違い防止や教員との調整業務を効率化することが可能です。申請したものが確定した段階で教員への自動通知は必須でしょう。施設管理機能をシステムに組み込んでしまうか、もし既存の施設管理システムがあれば、それと連動することで、そのまま授業の会場となる場所のマッチングや確保もできますし、その際に必要な備品もやり取りできるようにすれば、会場準備にかかるやりとりや作業量を低減することが可能です。
外部資金管理
外部団体、企業からの資金を管理する機能です。資金としての申請を受付け、連携する各システムへ書き込んだり、必要な書式でエクスポートしたりすることができます。やりとりの履歴を残しておくこともできますし、PDFデータや画像データを含め、可能な限りの関連データをすべてシステム上に保管することで紙資料の削減をはかることも可能ですし、外部のタイムスタンプ機能と連動することで、書類にタイムスタンプを付与し、押印ありきの文化からの脱却をはかることもできます。タイムスタンプまでは不要でも、実体ファイルとしてPDFをアーカイブしておくことで、履歴を確実に残すことも可能です。
面談指導日調整
ゼミ等で教員が学生を指導する日程を調整できる機能です。会場や日程候補をもとに双方が簡単に指導日を絞込んでいくことができます。課外活動日の調整にも使えるように拡張することも可能です。設定可能な日時にある程度の枠を設定することで、教員や学生側の勘違いによるおかしな日程登録を制限することもできますし、学内で設定された一定期間内にすべての指導を設定してもらうよう誘導することもできます。複数の学生を抱える教員向けに、優先順位を設定のうえ空いている候補日に自動的に学生を割り当てる機能をもうけることで利便性を高めることも可能です。確定した予定は、GoogleCalendar等に簡単に読み込めるようにするのも便利でしょう。
教室予約管理
授業や会議の会場等、教員向けに利用可能な施設の予約管理を行えるようにする機能です。空き状況をカレンダー形式で視覚化したり、必要な収容人員や時間にあわせて検索できるようにしたりすることで利便性を高めることができます。個別の仮押さえで枠をおさえることができるようにするのはもちろん、学校行事等で複数の教室や特定のキャンパスが利用不可の場合に簡単に制限を設定できるようにすることもできます。教室を検索、予約する側の利便性向上はもちろんですが、こうした一括機能を準備することで、管理者である担当職員の運用負担を低減することも可能です。予約受け付けする期間を任意にすることもできますし、3ヶ月以内のものだけ、といった制限をかけることも可能です。
研究発表管理
研究発表のコンテンツを登録、公開することで、研究発表にまつわる事務作業の負担を軽減するシステムです。研究内容をとりまとめ掲載するためにWordpressやMovabletypeを使っている場合にはそちらへの掲載でも問題ありませんが、書式が決まっていたり、発表に使用する形式が決まっている場合には、共通のプラットフォームとしてのシステム化をすることで運用負担が軽減します。中間発表と最終発表とに分けることも可能ですし、そこにコメント欄をつけることもできます。登録された内容に応じて自動的に公開側のページが生成されるようにすることで、職員はチェックだけを行えばよくなるので業務効率が大きく向上します。
臨時職員・アルバイト募集/採用管理
研究活動のアシスタントとして臨時職員（アルバイト）を雇用することも多いと思います。こうしたアルバイトの求人を掲載することができる機能です。求人内容の応募資格を学内に限定することももちろんできますし、学内外に設定することできるようにすることで、学内向け、学外向け、両方の求人を効率的に管理することができます。申し込み内容やその人の審査、面談日程調整も同一システムで行えるようにすることで、アルバイト採用に付随する負担を軽減することができます。データのエクスポート機能や、人事システムとの連携機能を設ければ、採用された方をそのまま人事側のシステムに引き継ぐことも可能です。
TA（ティーチングアシスタント）やLA（ラーニングアシスタント）といった人員の採用や勤怠を総合的に管理することもできるため、学内での運用フローや責任範囲にあわせて、最適なシステムの責務を設計することができます。毎月の給与算出の根拠となるデータを出力するようにもできるでしょう。
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